POLITIQUE RELATIVE AU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

INTRODUCTION

La présente politique concerne le traitement des Données à caractère personnel (ci-après les « Données ») de nos clients et anciens clients ainsi qu’aux personnes que nous prospectons ou qui nous demandent des informations ou nous contactent à propos de nos véhicules, produits ou services.
Elle s’applique également dans le cadre de promotions des ventes (en ligne), actions de marketing, plateformes de médias sociaux parrainées, etc., qui sont fournis ou exploités par nous ou pour notre compte.

Nous attirons votre attention sur le fait que la collecte de Données via l’app MyToyota, le portail MyToyota, font l’objet d’une politique spécifique que nous vous invitons à consulter sur notre site web www.toyota.be/my-toyota.

Outre la présente politique générale, certains produits et services offerts par Toyota sont soumis à une politique de confidentialité spécifique qui décrit de façon plus détaillée les modalités d’utilisation de vos informations personnelles dans un contexte particulier. Il en est de même pour les informations que votre véhicule collecte et utilise. Vous pouvez consulter à ce sujet le manuel d’utilisation ou éventuellement, l'application qui l'accompagne.

DEFINITION DU OU DES RESPONSABLES DE TRAITEMENT

Responsables de traitement conjoint

Dans la grande majorité des cas, le traitement de vos Données a lieu par les responsables de traitement conjoints suivants :

Toyota Belgium SA, établie à 1932 Zaventem, Leuvensesteenweg 369, numéro d’entreprise BE 0403.425.770
Votre distributeur agrée Toyota (auprès duquel vous avez réalisé un achat, et/ou que vous avez désigné comme distributeur préférentiel et/ou celui que Toyota Belgium SA vous attribue en fonction de localisation (le plus proche de chez vous sur la base de votre code postal et de votre adresse) ou sur la base de l’historique de vos contacts avec notre réseau.

Responsable de traitement unique

Votre distributeur agréé ou votre réparateur agréé (auprès duquel vous avez réalisé un achat, et/ou que vous avez désigné comme réparateur préférentiel et/ou celui que Toyota Belgium SA vous attribue en fonction de la localisation - le plus proche de chez vous sur la base de votre code postal et de votre adresse - ou sur la base de l’historique de vos contacts avec notre réseau) peuvent agir comme responsable de traitement unique, pour certaines finalités opérationnelles qui leur sont propres ou dans le cadre d’actions de marketing direct qu’ils effectuent en toute indépendance, pour leur propre compte et en leur nom uniquement.

La présente politique de traitement de Données s’applique à tous les traitements impliquant un ou plusieurs des responsables de traitements énumérés ci-dessus (ci-après « Toyota »).

Qui pouvez-vous contacter si vous avez des questions ou des demandes ?

Responsables de traitements conjoints

Lorsque vos Données sont traitées par plusieurs responsables de traitement conjoints, nous avons mis en place un Point de Contact unique en matière de Protection des Données, qui traitera vos questions ou demandes ou exercices de vos droits relatifs au traitement de vos Données:

en envoyant un email à privacy@toyota.be
en nous adressant un courrier à Toyota Belgium, service clientèle (privacy), Leuvensesteenweg 369, 1932 Zaventem

Responsable de traitement unique

Dans le cas où vous recevez une action marketing au nom de votre distributeur ou réparateur agréés, vous pouvez vous adresser de préférence à l’adresse mentionnée sur cette communication mais le Point de Contact unique mentionné ci-dessus est également à votre disposition pour vous aider.

QUELLES SONT VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES ?

Nous pouvons collecter les catégories de données suivantes, qui varieront en fonction de vos relations avec Toyota :

Catégories de Données:

Données que vous nous communiquez :

Informations générales telles qu’entre autre :

Vos nom, prénom, titre, langue et date de naissance
Votre adresse postale, adresse de courriel, numéro de téléphone fixe et/ou mobile, …
Toute information personnelle que vous nous communiquez volontairement et sans obligation (ex : composition familiale, profession,…

Si vous êtes un professionnel, entre autre :

Les coordonnées de votre entreprise/association/institution : dénomination, adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile, adresse de courriel, votre numéro de TVA et d’entreprise, la forme juridique.

Informations liées au véhicule, telles qu’entre autre :

Les marques et modèles pour lesquels vous avez marqué un intérêt
La marque et modèle du véhicule actuel
La marque et modèles que vous avez achetés et les informations relatives à la commande (informations relatives au véhicule choisi, n° de chassis, date de commande,…)
Lorsque vous commandez un service/produit lié à votre véhicule auprès d’un de nos distributeur ou réparateur agréé : les informations concernant votre véhicule (marque, modèle, n° de chassis, n° de plaque, réparations/entretiens/ autres service ou produit, kilométrage…), votre historique client, …
Le(s) distributeur(s) ou réparateur(s) concerné(s)
Les informations liées à la connectivité de votre véhicule (journalisation technique,…)
Les informations liées à la connectivité via des applications liées à votre véhicule

Informations liées à nos enquêtes

Les réponses que vous avez données lors de l’enquête (sauf si l’enquête était anonyme)

Données que nous collectons sur vous :

Informations provenant de tiers, telles qu’entre autre :

Nous pouvons également collecter des informations vous concernant provenant de bases de données publiques, de plateformes de media sociaux ou de propriétaires de fichiers marketing, qui nous aideront à mettre vos Données à jour, à en améliorer la qualité ou à compléter vos Données notamment afin de nous aider à mieux comprendre le type de produits susceptibles de vous intéresser.

Dans la mesure du possible, nous conservons également les dates auxquelles ces informations nous sont communiquées ou auxquelles des changements leur ont été apportés.

Collecte automatique de Données

Le site web de Toyota utilise des journaux de serveurs, qui enregistrent vos interactions avec le site web de Toyota ainsi que les pages web que vous visitez par rapport à l’adresse momentanée de protocole internet (IP) de votre ordinateur. Les processus automatiques que nous utilisons pour collecter les informations comprennent des témoins de connexion (cookies), des fichiers journaux et des balises de point d’accès wifi. Lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons enregistrer certaines informations sur la base des cookies que nous plaçons. Pour plus d’informations, nous nous référons à notre déclaration de cookies consultable sur ce lien.

FINALITÉS ET FONDEMENTS JURIDIQUES DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

Nous traitons vos Données pour les finalités et sur la base des fondements juridiques décrits ci-après :

Finalités :

Pour nous permettre de répondre à vos demandes ou questions, pour gérer vos participations à nos concours.
Pour la gestion de toutes nos actions de marketing, telles qu’entre autre :

vous envoyer les newsletters auxquelles vous avez souscrites
Pour vous envoyer des rappels concernant votre voiture Toyota, renouveler tout service que nous proposons et qui est sur le point d’arriver à expiration.
Pour vous informer à propos des offres de produits et services de Toyota, de manière générale ou personnalisée par tous canaux, y compris via les réseaux sociaux.
Pour vous envoyer des informations relatives à des événements organisés par Toyota.
Dans le cadre de participation à des enquêtes de marché sur nos produits et/ou services ou sur le marché automobile

Pour communiquer vos Données aux sociétés faisant partie du même groupe, telles qu’entre autres :

Car Security SA, établie à 1932 Zaventem, Leuvensesteenweg 369 (assurances),
Autoproducts SA (pièces de rechange et accessoires pour véhicule), établie à 1932 Zaventem, Leuvensesteenweg 369

Pour communiquer vos Données à des sociétés tierces pour des demandes de crédit, leasing, assurance, etc.

Fondements juridiques :

Votre consentement

Finalités :

Dans le cadre de la création, l’acceptation et le suivi de votre commande, la gestion générale de la clientèle, le service après-vente et le recouvrement
Dans le cadre de l’entretien, le dépannage et les réparations de votre véhicule
Afin de vous permettre d’effectuer un test drive
A des fins comptables
Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles
Pour traiter et transmettre vos Données dans le cadre de la cession de créances à un tiers
Si votre véhicule présente un défaut, afin de pouvoir vous contacter à ce sujet
Pour satisfaire à notre obligation de pouvoir vous localiser en cas d’accident ou d’appel de détresse
etc

Fondements juridiques :

Exécution de votre contrat

Finalités :

Mettre à jour, rectifier et regrouper vos Données, le cas échéant à l’aide d’informations utiles provenant de partenaires externes qui seraient disponibles
Vous contacter si nous éprouvons des difficultés à répondre à l’une de vos demandes.
Pour vérifier ou améliorer la qualité de vos contacts avec Toyota sur base de vos réponses
Afin d’améliorer nos produits ou services, adapter nos événements, sites web ou applications mobiles selon les préférences de nos visiteurs, clients ou prospects ou afin d’en améliorer la sécurité.
Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles
etc

Fondements juridiques :

Intérêt légitime poursuivi par les responsables du traitement

Finalités :

Afin de respecter les garanties légales
Se conformer à une décision de justice ou à une injonction ou une demande d’une autorité.

Fondements juridiques :

Exigé par la loi

DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES

Nous conservons vos Données uniquement le temps raisonnablement nécessaire aux finalités pour lesquelles nous les avons collectées et au respect de notre part de nos obligations légales et règlementaires. Nos délais de conservation reposent sur la nécessité de pouvoir poursuivre notre activité commerciale, combinée avec le principe de minimisation des Données.

Lorsque les délais que nous avons fixés arrivent à échéance, vos Données sont anonymisées dans nos bases de Données.

DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES (AUTRES QUE LES RESPONSABLES DU TRAITEMENT)

Vos Données à caractère personnel seront rendues accessibles aux destinataires mentionnés ci-après :

Destinataires ou catégories de destinataires :

A nos sous-traitants externes, dans le cadre de services que nous leur demandons d’effectuer pour notre compte (exemple call centers externes, agence de publicité, prestataires informatiques, …) Dans ce cas, ces entreprises ne peuvent utiliser vos Données que dans la limite stricte des instructions que nous leur donnons, dans le respect de la présente politique de protection des Données. Elles sont soumises à des obligations importantes de confidentialité et de sécurité à l’égard de vos Données. En aucun cas, elles ne deviennent propriétaires de vos Données.

Aux entreprises faisant partie du même groupe :

Toyota Motor Europe SA, établie à 1140 Bruxelles, Avenue du Bourget 60 pour des finalités similaires
Inchcape SA, établie à 22a St James's Square, London SW1Y 5LP Pour des finalités opérationnelles

A nos éventuels ayant-droit pour des finalités similaires

Aux entreprises partenaires de Toyota pour lesquelles vous avez demandé ou accepté de partager des Données en rapport avec des produits ou services connexes tels que des financement, leasing, assurances,…

Transfert de Données en dehors de l’Espace Economique Européen

Certains de nos sous-traitants, comme Salesforce.com, inc., The Landmark @ One Market Street, San Francisco, CA 94105, USA, effectuent leurs prestations informatiques via des pays situés en dehors de l’Espace Economique Européen (Etats Unis). Dans ce cas, nous veillons particulièrement à la protection de vos Données par des obligations contractuelles spécifiques et conformément aux obligations de la règlementation vie privée.

CONTACT SPÉCIFIQUE AVEC NOS DISTRIBUTEURS ET RÉPARATEURS AGRÉÉS

Dans la plupart des cas, Toyota Belgium et votre distributeur agréé sont considérés comme responsables conjoints pour le traitement de vos données et la présente politique de protection de vos Données personnelles est applicable.

Lorsque votre distributeur agréé ou votre réparateur agréé agit comme responsable de traitement unique, sans l’intervention de Toyota Belgium, notamment dans le cadre d’actions de marketing direct qu’il effectue en toute indépendance, pour son propre compte et en son nom uniquement, la responsabilité de Toyota Belgium ne peut pas être engagée et pour toute question ou demande relative à la collecte et à l’utilisation de vos Données, veuillez contacter directement votre distributeur ou réparateur agréé concerné.

SÉCURITÉ ET PROTECTION DE VOS DONNÉES

Nous avons mis en place une série de mesures techniques et organisationnelles afin de protéger vos Données d’un accès ou d’une utilisation illégaux ou non autorisés, ainsi que de la perte ou de l’atteinte accidentelle de leur intégrité. Ces mesures ont été conçues en tenant compte de notre infrastructure informatique, de l’incidence potentielle sur votre vie privée et des coûts impliqués, et conformément aux normes et à la pratique actuelles du secteur.

Vos Données ne seront traitées par un Sous-traitant Tiers que si ce Sous-traitant accepte de se conformer à ces mesures techniques et organisationnelles de sécurité des Données.

Lien vers d’autres sites internet ou reseaux sociaux pouvant traiter vos données

Le Site Internet peut également vous offrir la possibilité de partager ou de suivre des informations sur Facebook, Twitter et Instagram, le Site Internet ou les produits et/ou services disponibles par le biais de la fonctionnalité de réseau social de tiers (par exemple les boutons « partager », « aimer » ou « suivre »).

Nous offrons cette fonctionnalité afin de susciter l'intérêt du Site Internet parmi les membres de vos réseaux sociaux, et pour vous permettre de partager et de suivre les opinions, les nouvelles et les recommandations sur le Site Internet avec vos contacts. Cependant, sachez que le fait de partager des Données avec un réseau social peut entraîner la collecte de ces informations par le fournisseur de réseaux sociaux et leur diffusion publique, y compris via des moteurs de recherche Internet.

Nous vous conseillons de toujours lire attentivement la politique de confidentialité de tout site web auquel vous accédez ou réseau social à travers lequel vous partagez des informations afin de comprendre leurs pratiques de confidentialité.

Vos choix et vos droits

Nous voulons être aussi transparents que possible avec vous, de sorte que vous puissiez effectuer des choix judicieux sur la manière dont vous voulez que nous utilisions vos Données.

Vos Données

Vous pouvez toujours nous contacter au Point de Contact en matière de Protection des Données (voir section 3 « Qui pouvez-vous contacter si vous avez des questions ou des demandes ? ») afin de savoir quelles Données nous détenons sur vous et leur origine. Dans certaines conditions, vous avez le droit de recevoir vos Données, que vous nous avez communiquées, sous un format structuré lisible par ordinateur et de transmettre vos Données à tout tiers de votre choix.

Vos corrections

Si vous découvrez une quelconque erreur dans vos Données ou si vous trouvez qu’elles sont incomplètes ou incorrectes, vous pouvez également exiger que nous les corrigions ou les complétions.

Vos restrictions

Vous avez le droit d’imposer une restriction au traitement de vos Données (par exemple, pendant que l’exactitude de vos Données est contrôlée).

Vos objections

Vous pouvez également formuler des objections à l’utilisation de vos Données à des fins de marketing direct () ou au partage de vos Données avec un tiers pour les mêmes fins.
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au Traitement continu des Données que vous nous avez communiquées, en nous contactant au Point de Contact en matière de Protection des Données (voir section 3 « Qui pouvez-vous contacter si vous avez des questions ou des demandes ? »).

En outre, vous pouvez exiger que nous effacions n’importe quelle donnée vous concernant (sauf dans certains cas, par exemple pour justifier une opération ou lorsque cela est exigé par la loi).

Vous disposez également toujours d’un recours auprès de l’Autorité de protection des Données, à l’adresse Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, ou par email adressé à commission@privacycommission.be.

Nous pouvons modifier la présente politique de protection des Données, par exemple dans le cadre des modifications apportées à nos produits ou services ou à la législation en vigueur. Par conséquent, il est conseillé de lire cette déclaration de confidentialité à des intervalles réguliers.

Dernière mise à jour: version 2.0. du 17/12/2018